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terça-feira, 8 de março de 2011

Prazo de Guarda de Documentos

Documentos trabalhistas e previdenciários - Prazos de guarda - Roteiro de Procedimentos
Com base na legislação, os empregadores devem observar um prazo mínimo de guarda de documentos.
Neste Roteiro, elaborado pela FISCOSOFT, que foi atualizado em decorrência da publicação da Instrução Normativa RFB nº 1.071/2010, que alterou regras relacionadas à arrecadação das contribuições sociais, serão demonstrados os principais documentos relacionados ao contrato de trabalho e seus respectivos prazos de guarda.
Roteiro - Previdenciário/Trabalhista - 2010/4022

Introdução

Existem determinados documentos, oriundos da relação de trabalho, que devem ser conservados por um determinado espaço de tempo para fins de fiscalização do Ministério do Trabalho e/ou da Secretaria da Receita Federal (RFB), ou ainda, para eventual apresentação em caso de reclamatória trabalhista.

Neste Roteiro foram relacionados os principais documentos provenientes das relações de emprego e seus respectivos prazos de guarda.
I - Documentos trabalhistas

Os documentos trabalhistas, tais como: recibo de férias, demonstrativo de pagamento de salário, concessão de aviso prévio, comprovante de pagamento de participação de lucros e resultados (PLR), entre outros, devem ser guardados pelo prazo mínimo de 05 (cinco) anos contados da data do pagamento ao empregado ou 2 (dois) anos da rescisão do contrato de trabalho.
A observância destes prazos tem como escopo amparar o empregador em caso de reclamatória trabalhista ou fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Além disso, os prazos ora mencionados têm como fundamento o artigo 7º da Constituição Federal de 05 de outubro de 1988, que por sua vez, declara:
"São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social:
(...)
XXIX - ação, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho;
(...)"
I.1 - Trabalhadores menores
Para os trabalhadores menores não há prescrição. Neste sentido, prevê o art. 440 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT):
"Contra os menores de 18 (dezoito) anos não corre nenhum prazo de prescrição."
Isto significa dizer que, o empregado menor poderá ingressar com reclamatória trabalhista, mesmo fora do prazo previsto no inciso XXIX art. 7º da Constituição Federal de 1988.
A regra da inaplicabilidade da prescrição, abrange também o trabalhador aprendiz com idade igual ou inferior a 18 anos.

Vale lembrar que, o aprendiz poderá ser contrato por empresa a partir dos 14 (quatorze) anos, conforme prevê o art. 428 da CLT.

Fundamentação: art. 7º da Constituição Federal; arts. 428 e 440 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
II - Documentos previdenciários

Inicialmente oart. 45 da Lei nº 8.212/1991 determinou que a Seguridade Social poderia apurar e constituir seus créditos no prazo de 10 (dez) anos contados:
a) do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído;
b) da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, a constituição de crédito anteriormente efetuada.

Alguns anos depois, considerando a inconstitucionalidade da regra, o Supremo Tribunal Federal (STF) editou em 16.06.2008 a Súmula Vinculante nº 8, com a seguinte redação:
"São inconstitucionais os parágrafo único do artigo 5º do Decreto-lei 1569/1977 e os artigos 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991, que tratam de prescrição e decadência de crédito tributário"
Corroborando ao entendimento do STF, foi publicada a Lei Complementar nº 128 de 19.12.2008, que por sua vez, revogou expressamente os artigos 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991.

Sendo assim, o prazo para a Secretaria da Receita Federal (RFB) apurar e constituir seus créditos é de 5 (cinco) anos, conforme prevê o Código Tributário Nacional (CTN):

"Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:

II - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;
II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado."

Fundamentação:art. 173 da Lei nº 5.172/1966; art. 13 da Lei Complementar nº 128/2008; Súmula Vinculante do nº 8 do STF.
III - Documentos relacionados ao FGTS

Toda a documentação relativa ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) deverá permanecer guardada por período mínimo de 30 (trinta) anos.

Corroborando ao exposto, prevê o § 5º do art. 23 da Lei nº 8.036/1990:

"O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto no Título VII da CLT, respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária.".
Isto significa afirmar que, a partir da data da obrigação perante o FGTS, a fiscalização poderá exigir do empregador, pelo prazo de até 30 (trinta) anos os depósitos devidos, sob pena de autuação.
Neste sentido, o Tribunal Superior do Trabalho editou a Súmula nº 362:
FGTS. PRESCRIÇÃO (nova redação) - Res. 121/2003, DJ 19, 20 e 21.11.2003
É trintenária a prescrição do direito de reclamar contra o não-recolhimento da contribuição para o FGTS, observado o prazo de 2 (dois) anos após o término do contrato de trabalho.
Importante frisar que existem posicionamentos sustentando que a prescrição em relação ao FGTS é de 5 (cinco) anos, dada sua natureza tributária e, portanto, sujeita ao prazo para cobrança relativo a tributos. Todavia, preventivamente, orientamos que as empresas guardem os documentos relacionados ao FGTS, por prazo mínimo, de 30 anos.
Fundamentação: "caput" e § 5º do art. 23 da Lei nº 8.036/1990; Súmula 362 do TST.

IV - Tabela
Segue tabela contendo o prazo de guarda dos principais documentos de uma relação trabalhista:


Os prazos declarados neste tópico consideram os aspectos trabalhistas e previdenciários da legislação.
V - Jurisprudências

"FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Natureza não-tributária. Prescrição trintenária. Inaplicabilidade do CTN (artigos 173 e 174). As contribuições para o FGTS não são de índole tributária nem a tributo equiparáveis; derivam de relação laborai, como sucedâneo da estabilidade no emprego. A atividade fiscalizadora do Estado não o torna titular da contribuição, que não é receita pública. Em conseqüência, não se lhe aplica o prazo do artigo 174 do Código Tributário Nacional para prescrição, mas o de trinta anos (Lei nº 3.807, de 26.08.60, artigo 144, e Lei de Execuções Fiscais, artigo 2º, § 9º). Precedentes do Supremo Tribunal Federal (recurso extraordinário nº 100.249-2-SP - sessão do Pleno de 02 de dezembro de 1987)". (Acórdão, por maioria de votos, da 1ª Turma do STJ - Recurso Especial nº 10667-SP - 9100085804 -Rel. Min. Demócrito Reinaldo - DJU de11.11.91', pág. 16.133).

"Execução fiscal. Crédito relativo ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Natureza da contribuição. Decadência. Sendo de natureza tributária o depósito destinado ao FGTS, sujeita-se aos prazos de decadência e prescrição do Código Tributário Nacional. (...)." (Acórdão, por maioria de votos, da 2ª. Turma do STJ - Recurso Especial nº 461 - MG - 89.92057 - Rel. Min. Hélio Mosimann - DJU de 18.03.91, pág. 2.789).

"Execução fiscal - Contribuição previdenciária - natureza tributária - prescrição. As contribuições tributárias, inclusive do FGTS, têm natureza tributária, enquadradas na definição de tributo do artigo 174 do Código Tributário Nacional, que revogou o artigo 144 da Lei 3.807/60, porque ele cuida de prescrição da ação, cujo prazo tem início do lançamento definitivo. (...)." (Acórdão unânime da 1ª. Turma do STJ - Recurso Especial nº 19.555-0 - RJ - 92.0005188-0 - Rel. Min. Garcia Vieira -DJUde03.08.92.pag. 11.254).

FONTE: http://www.arquitetasoftware.com.br/padrao.aspx?conteudo.aspx?idContent=1110
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